5 kroków w kierunku ponownego otwarcia biura

Krok 1. Dostosuj wielkość sali spotkań

Krok 2. Zorganizuj porządek sprzątania

Krok 3. Dostarczaj posiłki bezpośrednio do działów

Krok 4. Informuj gości o obowiązujących wymogach przy użyciu Karty Gościa

Krok 5. Ogranicz kontakt z ekranami dotykowymi

Krok 1. Dostosuj wielkość sali spotkań

  • Aby dostosować pojemność poszczególnych pomieszczeń przejdź do modułu planistycznego. Przejdź do sekcji Administracja i wybierz zakładkę “Zasoby”. Na liście pomieszczeń możesz kliknąć ikonę ołówka po prawej stronie, aby edytować daną salę. Możesz teraz edytować pojemność pomieszczenia z poziomu menu:
Ustaw odpowiednią wielkość i kliknij “Zapisz”
  • Edytując pojemność sali można również dodać tekst, który będzie informował użytkowników o wymogach dotyczących korzystania z danego pomieszczenia. Aby tego dokonać, podczas edycji wybierz zakładkę “Inne ustawienia” i dodaj tekst w polu “Uwagi”. Uwagi będą wyświetlać się na etapie rezerwacji pomieszczenia, po jego wybraniu przez użytkownika.
  • W celu poinformowania użytkowników o przekroczeniu pojemności, przejdź do sekcji Administracja modułu planistycznego. Kliknij na zakładkę “Ustawienia” i wybierz “Ustawienia zebrania” w menu po lewej stronie. Przewiń w dół do pozycji “Ostrzeżenia” i wpisz tekst, który powinien wyświetlać się użytkownikom w przypadku przekroczenia ilości osób. Pamiętaj, aby zapisać zmianę klikając „Zapisz” w prawym górnym rogu.  

Krok 2. Zorganizuj porządek sprzątania

  • Aby zapewnić czas na sprzątanie przed zarezerwowaniem pomieszczenia i po odbyciu spotkania, do wszystkich rezerwacji możesz dodać tzw. bufor czasowy. Przejdź do sekcji Administracja modułu planistycznego i wybierz zakładkę „Zasoby”. Na liście pomieszczeń możesz kliknąć ikonę ołówka po prawej stronie, aby edytować daną salę. Edytując pomieszczenie wybierz zakładkę „Dostępność” i ustaw „Czas przygotowania” oraz „Czas po zebraniu”. Pamiętaj, że doliczenie 5 minut na przygotowanie pomieszczenia oraz 5 minut na czynności po spotkaniu daje łączny bufor czasowy wynoszący 10 minut pomiędzy dwoma spotkaniami.
  • Jeśli chcesz przekazać personelowi sprzątającemu harmonogram zaplanowanych na dany dzień spotkań, przejdź do sekcji Administracja modułu planistycznego. Wybierz zakładkę “Raporty”, następnie “Filtr zasobów” w menu po lewej stronie, utwórz nowy raport i nadaj mu odpowiednią nazwę. Otwórz raport, aby dodać wszystkie pomieszczenia. Zacznij od wybrania właściwej lokalizacji, a następnie dodawaj pomieszczenia jeden po drugim w polu “Zasoby” lub dodawaj całe kategorie w polu “Kategorie zasobów”. Po dodaniu wszystkich pomieszczeń kliknij “Zapisz”. Na podstawie utworzonego w ten sposób raportu pracownicy sprzątający uzyskają przegląd zaplanowanych spotkań. Korzystając z opcji “Raporty zaplanowanych zebrań” możesz ustawić codzienne przesyłanie raportu do odpowiednich odbiorców.
  • Możesz dodać również tekst z wymogami dotyczącymi spotkania w powiadomieniu, które użytkownicy otrzymają po utworzeniu rezerwacji. Przejdź do sekcji Administracja modułu planistycznego i wybierz zakładkę “Ustawienia”. W menu po lewej stronie wybierz “Email”. W dolnej części strony możesz dodać tekst w punkcie “Niestandardowy tekst wiadomości e-mail przy rezerwacji spotkań” i kliknąć “Zapisz”. Twój tekst zostanie teraz dodany do powiadomienia, które otrzymują użytkownicy.

Krok 3. Dostarczaj posiłki bezpośrednio do działów

  • Jeśli chcesz ułatwić użytkownikom zamawianie lunchu lub innych artykułów gastronomicznych do swoich działów, przejdź do sekcji Administracja modułu planistycznego. Wybierz zakładkę “Organizacja”. Upewnij się, że wybrałeś właściwą lokalizację po lewej stronie i przejdź do “Stałe opcje dostawy i stałe miejsca zebrań”. W tym miejscu możesz dodać poszczególne działy lub miejsca odbioru posiłków. Po ich zdefiniowaniu, użytkownicy mogą utworzyć rezerwację i w zakładce Gastronomia wybrać miejsce, do którego mają być dostarczane posiłki.
  • Z perspektywy osoby rezerwującej proces ten wygląda następująco: 

Krok 4. Informuj gości o obowiązujących wymogach przy użyciu Karty Gościa

  • Aby aktywować Kartę Gościa przejdź do sekcji Administracja modułu planistycznego i wybierz “Organizacja”. Upewnij się, że każda lokalizacja posiada dodany właściwy adres. Następnie przejdź do zakładki “Ustawienia”, po czym wybierz “Email” z menu po lewej stronie. Przejdź do “Karty Gościa”; możesz teraz kliknąć ikonę ołówka w celu edycji treści i tekstu dla danej lokalizacji. Jeśli treść jest poprawna, możesz aktywować kartę oraz wygenerować podgląd. Kliknij “Ustawienia zebrania” w menu po lewej stronie i przewiń w dół do części o nazwie „Powiadomienie” i aktywuj opcję “Wysyłaj domyślnie Karty Gości”. 

Krok 5. Ogranicz kontakt z ekranami dotykowymi

  • Korzystając z wyświetlaczy Pronestor być może aktywowałeś funkcję potwierdzania, która wymaga od użytkowników dotykania wyświetlaczy przed pomieszczeniami spotkań. Jeśli chcesz teraz wyłączyć tę funkcję, przejdź do sekcji Administracja i zaloguj się. Teraz wybierz pomieszczenie, które chcesz edytować (możesz wybrać kilka pomieszczeń lub wszystkie), a na pasku nad listą pomieszczeń z napisem “Działanie” kliknij “Edytuj”.
  • Wybierz kartę “Interaktywność” i kliknij ikonę ołówka, aby wyłączyć poszczególne funkcje. Pamiętaj, aby kliknąć przycisk “Zapisz” w dolnej części ekranu.

Złóż zapytanie ofertowe na: biznes@irs.com.pl

Dążymy do tego, aby informacje zawarte w niniejszym dokumencie były zawsze aktualne i kompletne; nie ponosimy jednak odpowiedzialności za ich poprawność i/lub kompletność. Nie możemy również zagwarantować przydatności informacji zawartych w niniejszym dokumencie. W związku z tym, Pronestor nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek bezpośrednie, pośrednie, szczególne lub wynikowe szkody, utracone zyski lub przestoje w działalności wynikające z korzystania z niniejszego dokumentu. Wszelkie korzystanie z informacji zawartych w niniejszym dokumencie każdorazowo odbywa się na własne ryzyko użytkownika.