Pomagamy w organizacji wykorzystania pomieszczeń
Krok 1. Dostosuj wielkość sali do spotkania
Krok 2. Zorganizuj sprzątanie i dezynfekcje
Krok 3. Dostarczaj posiłki do poszczególnych działów
Krok 4. Informuj swoich gości o nowych wymogach
Krok 5. Zredukuj kontakt fizyczny w salach konferencyjnych i na ekranach rezerwacyjnych

Wraz z ponownym otwarciem biur nadrzędnym priorytetem staje się zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i stopniowe przygotowanie biur do nowego stylu życia – życia, w którym współdziałamy ze sobą na nowych warunkach.
Jedno jest pewne: środowisko biurowe ulega zmianom, na które musimy być przygotowani. Dlatego opracowaliśmy pakiet wsparcia obejmujący opcjonalne składniki systemu Pronestor, które wspierają Twoją firmę na etapie wznawiania działalności.
5 kroków z produktami Pronestor w kierunku organizacji wznowienia Twojej działalności
Korzystanie z pomieszczeń w nowy sposób i przestrzeganie wymogów sanitarnych może rodzić nowe problemy po stronie pracowników, którzy już borykają się z uczuciami zagrożenia i niepewności.
Udzielamy wsparcia w procesie informowania pracowników o nowych wymogach dotyczących korzystania z pomieszczeń i sal, jednocześnie zapewniając ich przestrzeganie poprzez odpowiednie dostosowanie w Twoim rozwiązaniu Pronestor.
Dzięki naszemu pakietowi produktów pomagamy:
- Dostosować wielkość sal spotkań, zachęcając w ten sposób pracowników do stosowania się do reguł dystansu społecznego
- Organizować procedury sprzątania i dezynfekcji w celu wypełniania nowych norm higienicznych
- Zamawiać posiłki bezpośrednio do poszczególnych działów, zapobiegając niepotrzebnemu gromadzeniu się wielu pracowników w jednym miejscu
- Przekazywać nowo obowiązujące wymogi gościom przed zebraniem i w momencie zarejestrowania ich wizyty
- Zmniejszyć fizyczny kontakt z ekranami w pomieszczeniach i ekranami służącymi do samodzielnej rezerwacji w recepcji
- DODATKOWA FUNKCJONALNOŚĆ – Zapewnij przestrzeganie reguł dystansu społecznego i pojemności pomieszczeń dzięki funkcji rezerwacji stanowisk pracy
Krok 1. Dostosuj wielkość sali do spotkania

Konieczność zachowania znacznie większego niż dotychczas dystansu fizycznego – w tym również w salach konferencyjnych – jest faktem. Optymalizacja wykorzystania pomieszczeń oznacza teraz także konieczność zapobiegania ich przepełnianiu.
Zmniejszenie pojemności pomieszczeń w wielu firmach czyni obecnie kwestię optymalnego ich wykorzystywania jeszcze trudniejszą, ze względu na konieczność stosowania się do nowych zasad związanych z regułami dystansu społecznego. Jak możemy to zapewnić? Dzięki naszemu systemowi planowania zebrań możesz:
- Dostosować pojemność swych pomieszczeń
- Powiadamiać użytkowników o przekroczeniu ustalonej ilości uczestników, nie uniemożliwiając im jednak rezerwacji danego pomieszczenia
- Uwzględniać swoje wytyczne w procesie rezerwacji, przekazując je użytkownikom bezpośrednio na etapie planowania
JAK DOSTOSOWAĆ WIELKOŚĆ SALI DO SPOTKANIA?
Krok 2. Zorganizuj sprzątanie i dezynfekcje

W miarę wznawiania Twojej działalności, zapotrzebowanie na sale spotkań będzie się stopniowo zwiększać. Niezależnie od tego, czy zebrania będą odbywać się wirtualnie czy osobiście, muszą być prowadzone w ciszy i spokoju, bez przeszkadzania pozostałym użytkownikom budynku.
W obecnym nowym stylu życia, który niedługo stanie się codziennością, potrzeba higieny jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Moduł planistyczny systemu Pronestor pozwala na ustawienie tak zwanego „buforu czasowego” pomiędzy spotkaniami odbywającymi się w poszczególnych pomieszczeniach.
Funkcja ta pomaga:
- Zapewnić możliwość dezynfekcji pomieszczenia przed i po zebraniu
- Przekazywać personelowi sprzątającemu harmonogram zaplanowanych zebrań, zapewniając tym samym sprzątanie pomieszczeń zgodnie z nowymi procedurami higienicznymi
- Uwzględnić swoje wytyczne dotyczące higieny w powiadomieniach e-mailowych przekazywanych pracownikom
JAK ZORGANIZOWAĆ SPRZĄTANIE I DEZYNFEKCJĘ?
Krok 3. Dostarczaj posiłki do poszczególnych działów

Stołówka to przestrzeń, w której przestrzeganie zasad dystansu społecznego pomiędzy głodnymi pracownikami jest szczególnie trudne. Wiele firm postanowiło w związku z tym stworzyć system odbierania, polegający na indywidualnym odbieraniu posiłku w stołówce lub w wyznaczonym do tego miejscu.
Nasz system planowania zebrań umożliwia realizację różnych scenariuszy, w zależności od tego, które rozwiązanie jest najlepsze dla Twojej firmy. Moduł planistyczny pozwala:
- Określić liczbę pracowników, którzy byli obecni w biurze dzień wcześniej, tym samym informując kuchnię o wymaganej liczbie posiłków na kolejny dzień
- Określić czy posiłek ma zostać dostarczony do Twojego działu, z podaniem dokładnego miejsca doręczenia
- Zapewnić, iż po wznowieniu spotkań z osobami spoza firmy możliwe będzie zamawianie posiłków dla gości i organizowanie ich dostarczania.
- Podobnie jak w przypadku sprzątania między zebraniami, funkcja „buforu czasowego” pozwoli kuchni na przygotowanie i zaserwowanie posiłków przed rozpoczęciem zebrania oraz posprzątanie przed rozpoczęciem następnego.
- Ustawienie buforu również w tym wypadku nie ma wpływu na widoczny dla uczestników czas wyznaczony na zebranie.
JAK DOSTARCZAĆ POSIŁKI DO POSZCZEGÓLNYCH DZIAŁÓW?
Krok 4. Informuj swoich gości o nowych wymogach

Spotkania wirtualne były i pozostaną nieodzownym elementem kwarantanny. Faktem jest jednak, że nigdy nie zastąpią w całości bezpośredniego spotkania.
Po ponownym otwarciu firmy na przyjmowanie gości muszą zostać zaakceptowane zasady nowego sposobu funkcjonowania.
Aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno Twoje, jak i Twoich gości, zalecamy informowanie o nowych wymogach na dzień przed spotkaniem. Można tego dokonać sprawnie i profesjonalnie przy użyciu naszej Karty Gościa.
Karta Gościa pozwala:
- Informować gości o nowo obowiązujących zasadach przed i w trakcie spotkań
- Pobierać opcjonalne zgody gości na nowe zasady na etapie udzielania zgód RODO i poufnościowych podczas rejestracji wizyty
- Wyznaczać miejsce i czas spotkań
- Zastosować integrację z Mapami Google, ułatwiając gościowi odnalezienie Ciebie
JAK INFORMOWAĆ GOŚCI O NOWYCH WYMOGACH?
Krok 5. Zredukuj kontakt fizyczny w salach konferencyjnych i na ekranach rezerwacyjnych

Ograniczenie kontaktu fizycznego w całej firmie jest wyzwaniem samym w sobie. Wspieramy te dążenia za pośrednictwem dwóch naszych produktów:
- Ekrany Pronestor dla pomieszczeń zebrań
- Rozwiązania samodzielnej rejestracji gości Pronestor
Aby unikać dotykania ekranów w salach, zalecamy rezerwowanie spotkań bezpośrednio z poziomu kalendarza. Jeśli funkcja potwierdzania obecności jest obecnie aktywna, możesz zdecydować o jej wyłączeniu.
Zalecamy wyposażenie pomieszczeń w ekrany pozwalające osobom na korytarzu ustalić, czy pomieszczenie jest zajęte, czy nie – w ten sposób ograniczone zostanie niepotrzebne dotykanie klamek drzwi itp.
W przypadku stosowania oferowanego przez Pronestor rozwiązania samodzielnej rejestracji, Karta Gościa pomoże szybko i łatwo dokonać przyjęcia gościa w budynku – przy minimalnym lub zerowym kontakcie z powierzchniami i recepcjonistami.
Karta generuje kod QR, który gość musi jedynie zeskanować w celu zgłoszenia swojego przybycia. Jako gospodarz, automatycznie otrzymujesz powiadomienie o tym fakcie, będąc tym samym gotowym do rozpoczęcia spotkania.
JAK ZREDUKOWAĆ KONTAKT FIZYCZNY?
ROZWIĄZANIE DODATKOWE
Krok 6 – Zapewnij przestrzeganie reguł dystansu społecznego i przestrzeganie przez pracowników maksymalnej ilości osób w sali poprzez rezerwację stanowisk
Już wkrótce: Pronestor Workspace – rezerwacja stanowisk

Naszym celem jest zapewnić Twoim pracownikom maksymalny komfort psychiczny po powrocie do biura, w związku z czym niebawem wprowadzamy do oferty nowy produkt Pronestor Workspace, wspomagający proces rezerwacji poszczególnych stanowisk przez pracowników.
W obecnej nowej rzeczywistości kształtowanej zasadą dystansu społecznego i wzmożonych wysiłków na rzecz zapewnienia higieny nasze rozwiązania pomagają:
- Realizować zasadę dystansu społecznego pomiędzy biurkami, zachowując dystans jednego pustego stanowiska pomiędzy pracownikami
- Zapewnić wyłącznie określoną liczbę stanowisk do rezerwacji, przestrzegając tym samym dopuszczalnej liczby pracowników
- Zapewnić sobie miejsce pracy na kolejny dzień, unikając przemieszczania się w godzinach szczytu
Podstawową koncepcją systemu Pronestor Workspace będzie zapewnienie pracownikom przychodzącym do biura dysponowanie uprzednio zarezerwowanych stanowisk.
Gwarantuje to, że pozostaną w swoim dziale, a kierownictwu całościowy ogląd zapełnienia poszczególnych działów, a także zapobiega przekraczaniu dopuszczalnej pojemności biur w fazie wznawiania działalności.