5 kroków z produktami Pronestor w kierunku ponownego otwarcia Twoich biur

Pomagamy w organizacji wykorzystania pomieszczeń

Krok 1. Dostosuj wielkość sali do spotkania

Krok 2. Zorganizuj sprzątanie i dezynfekcje

Krok 3. Dostarczaj posiłki do poszczególnych działów

Krok 4. Informuj swoich gości o nowych wymogach

Krok 5. Zredukuj kontakt fizyczny w salach konferencyjnych i na ekranach rezerwacyjnych

Wraz z ponownym otwarciem biur nadrzędnym priorytetem staje się zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i stopniowe przygotowanie biur do nowego stylu życia – życia, w którym współdziałamy ze sobą na nowych warunkach.

Jedno jest pewne: środowisko biurowe ulega zmianom, na które musimy być przygotowani. Dlatego opracowaliśmy pakiet wsparcia obejmujący opcjonalne składniki systemu Pronestor, które wspierają Twoją firmę na etapie wznawiania działalności.

5 kroków z produktami Pronestor w kierunku organizacji wznowienia Twojej działalności

Korzystanie z pomieszczeń w nowy sposób i przestrzeganie wymogów sanitarnych może rodzić nowe problemy po stronie pracowników, którzy już borykają się z uczuciami zagrożenia i niepewności.

Udzielamy wsparcia w procesie informowania pracowników o nowych wymogach dotyczących korzystania z pomieszczeń i sal, jednocześnie zapewniając ich przestrzeganie poprzez odpowiednie dostosowanie w Twoim rozwiązaniu Pronestor.

Dzięki naszemu pakietowi produktów pomagamy:

• Dostosować wielkość sal spotkań, zachęcając w ten sposób pracowników do stosowania się do reguł dystansu społecznego
• Organizować procedury sprzątania i dezynfekcji w celu wypełniania nowych norm higienicznych
• Zamawiać posiłki bezpośrednio do poszczególnych działów, zapobiegając niepotrzebnemu gromadzeniu się wielu pracowników w jednym miejscu
• Przekazywać nowo obowiązujące wymogi gościom przed zebraniem i w momencie zarejestrowania ich wizyty
• Zmniejszyć fizyczny kontakt z ekranami w pomieszczeniach i ekranami służącymi do samodzielnej rezerwacji w recepcji
• DODATKOWA FUNKCJONALNOŚĆ – Zapewnij przestrzeganie reguł dystansu społecznego i pojemności pomieszczeń dzięki funkcji rezerwacji stanowisk pracy

Krok 1. Dostosuj wielkość sali do spotkania

Konieczność zachowania znacznie większego niż dotychczas dystansu fizycznego – w tym również w salach konferencyjnych – jest faktem. Optymalizacja wykorzystania pomieszczeń oznacza teraz także konieczność zapobiegania ich przepełnianiu.

Zmniejszenie pojemności pomieszczeń w wielu firmach czyni obecnie kwestię optymalnego ich wykorzystywania jeszcze trudniejszą, ze względu na konieczność stosowania się do nowych zasad związanych z regułami dystansu społecznego. Jak możemy to zapewnić? Dzięki naszemu systemowi planowania zebrań możesz:

1. Dostosować pojemność swych pomieszczeń
2. Powiadamiać użytkowników o przekroczeniu ustalonej ilości uczestników, nie uniemożliwiając im jednak rezerwacji danego pomieszczenia
3. Uwzględniać swoje wytyczne w procesie rezerwacji, przekazując je użytkownikom bezpośrednio na etapie planowania

JAK DOSTOSOWAĆ WIELKOŚĆ SALI DO SPOTKANIA?

Krok 2. Zorganizuj sprzątanie i dezynfekcje

W miarę wznawiania Twojej działalności, zapotrzebowanie na sale spotkań będzie się stopniowo zwiększać. Niezależnie od tego, czy zebrania będą odbywać się wirtualnie czy osobiście, muszą być prowadzone w ciszy i spokoju, bez przeszkadzania pozostałym użytkownikom budynku.

W obecnym nowym stylu życia, który niedługo stanie się codziennością, potrzeba higieny jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Moduł planistyczny systemu Pronestor pozwala na ustawienie tak zwanego „buforu czasowego” pomiędzy spotkaniami odbywającymi się w poszczególnych pomieszczeniach.

Funkcja ta pomaga:

1. Zapewnić możliwość dezynfekcji pomieszczenia przed i po zebraniu
2. Przekazywać personelowi sprzątającemu harmonogram zaplanowanych zebrań, zapewniając tym samym sprzątanie pomieszczeń zgodnie z nowymi procedurami higienicznymi
3. Uwzględnić swoje wytyczne dotyczące higieny w powiadomieniach e-mailowych przekazywanych pracownikom

JAK ZORGANIZOWAĆ SPRZĄTANIE I DEZYNFEKCJĘ?

Krok 3. Dostarczaj posiłki do poszczególnych działów

Stołówka to przestrzeń, w której przestrzeganie zasad dystansu społecznego pomiędzy głodnymi pracownikami jest szczególnie trudne. Wiele firm postanowiło w związku z tym stworzyć system odbierania, polegający na indywidualnym odbieraniu posiłku w stołówce lub w wyznaczonym do tego miejscu.

Nasz system planowania zebrań umożliwia realizację różnych scenariuszy, w zależności od tego, które rozwiązanie jest najlepsze dla Twojej firmy. Moduł planistyczny pozwala:

1. Określić liczbę pracowników, którzy byli obecni w biurze dzień wcześniej, tym samym informując kuchnię o wymaganej liczbie posiłków na kolejny dzień
2. Określić czy posiłek ma  zostać dostarczony do Twojego działu, z podaniem dokładnego miejsca doręczenia
3. Zapewnić, iż po wznowieniu spotkań z osobami spoza firmy możliwe będzie zamawianie posiłków dla gości i organizowanie ich dostarczania.
4. Podobnie jak w przypadku sprzątania między zebraniami, funkcja „buforu czasowego” pozwoli kuchni na przygotowanie i zaserwowanie posiłków przed rozpoczęciem zebrania oraz posprzątanie przed rozpoczęciem następnego.
5. Ustawienie buforu również w tym wypadku nie ma wpływu na widoczny dla uczestników czas wyznaczony na zebranie.

JAK DOSTARCZAĆ POSIŁKI DO POSZCZEGÓLNYCH DZIAŁÓW?

Krok 4. Informuj swoich gości o nowych wymogach

Spotkania wirtualne były i pozostaną nieodzownym elementem kwarantanny. Faktem jest jednak, że nigdy nie zastąpią w całości bezpośredniego spotkania.

Po ponownym otwarciu firmy na przyjmowanie gości muszą zostać zaakceptowane zasady nowego sposobu funkcjonowania.

Aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno Twoje, jak i Twoich gości, zalecamy informowanie o nowych wymogach na dzień przed spotkaniem. Można tego dokonać sprawnie i profesjonalnie przy użyciu naszej Karty Gościa.

Karta Gościa pozwala:

1. Informować gości o nowo obowiązujących zasadach przed i w trakcie spotkań
2. Pobierać opcjonalne zgody gości na nowe zasady na etapie udzielania zgód RODO i poufnościowych podczas rejestracji wizyty
3. Wyznaczać miejsce i czas spotkań
4. Zastosować integrację z Mapami Google, ułatwiając gościowi odnalezienie Ciebie

JAK INFORMOWAĆ GOŚCI O NOWYCH WYMOGACH?

Krok 5. Zredukuj kontakt fizyczny w salach konferencyjnych i na ekranach rezerwacyjnych

Ograniczenie kontaktu fizycznego w całej firmie jest wyzwaniem samym w sobie. Wspieramy te dążenia za pośrednictwem dwóch naszych produktów:

1. Ekrany Pronestor dla pomieszczeń zebrań
2. Rozwiązania samodzielnej rejestracji gości Pronestor

Aby unikać dotykania ekranów w salach, zalecamy rezerwowanie spotkań bezpośrednio z poziomu kalendarza. Jeśli funkcja potwierdzania obecności jest obecnie aktywna, możesz zdecydować o jej wyłączeniu.

Zalecamy wyposażenie pomieszczeń w ekrany pozwalające osobom na korytarzu ustalić, czy pomieszczenie jest zajęte, czy nie – w ten sposób ograniczone zostanie niepotrzebne dotykanie klamek drzwi itp.

W przypadku stosowania oferowanego przez Pronestor rozwiązania samodzielnej rejestracji, Karta Gościa pomoże szybko i łatwo dokonać przyjęcia gościa w budynku – przy minimalnym lub zerowym kontakcie z powierzchniami i recepcjonistami.

Karta generuje kod QR, który gość musi jedynie zeskanować w celu zgłoszenia swojego przybycia. Jako gospodarz, automatycznie otrzymujesz powiadomienie o tym fakcie, będąc tym samym gotowym do rozpoczęcia spotkania.

JAK ZREDUKOWAĆ KONTAKT FIZYCZNY?

ROZWIĄZANIE DODATKOWE

Krok 6 – Zapewnij przestrzeganie reguł dystansu społecznego i przestrzeganie przez pracowników maksymalnej ilości osób w sali poprzez rezerwację stanowisk

Już wkrótce: Pronestor Workspace – rezerwacja stanowisk

Naszym celem jest zapewnić Twoim pracownikom maksymalny komfort psychiczny po powrocie do biura, w związku z czym niebawem wprowadzamy do oferty nowy produkt Pronestor Workspace, wspomagający proces rezerwacji poszczególnych stanowisk przez pracowników.

W obecnej nowej rzeczywistości kształtowanej zasadą dystansu społecznego i wzmożonych wysiłków na rzecz zapewnienia higieny nasze rozwiązania pomagają:

1. Realizować zasadę dystansu społecznego pomiędzy biurkami, zachowując dystans jednego pustego stanowiska pomiędzy pracownikami
2. Zapewnić wyłącznie określoną liczbę stanowisk do rezerwacji, przestrzegając tym samym dopuszczalnej liczby pracowników
3. Zapewnić sobie miejsce pracy na kolejny dzień, unikając przemieszczania się w godzinach szczytu

Podstawową koncepcją systemu Pronestor Workspace będzie zapewnienie pracownikom przychodzącym do biura dysponowanie uprzednio zarezerwowanych stanowisk.

Gwarantuje to, że pozostaną w swoim dziale, a kierownictwu całościowy ogląd zapełnienia poszczególnych działów, a także zapobiega przekraczaniu dopuszczalnej pojemności biur w fazie wznawiania działalności.